地方大学で、学生と企業エンジニア合同のLT大会を企画した話

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こんにちは、@n_atmark です。

この度、僕の所属する公立はこだて未来大学で、未来大×企業エンジニア 夏の大LT大会というイベントを開催したので、こちらのイベントを開催するまでの流れをブログにまとめれればと思います。

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未来大×企業エンジニア 夏の大LT大会 とは

LT会企画の動機

会津大学で5/26に開催された会津春の大LT会を未来大でもやりたい!と思ったのがきっかけでした。

LT大会を開催したい旨をFacebookに書き込んでみると、同じくLT大会をやりたい未来大生や、興味を持ってくださった企業の方に声をかけていただきました。

当日までのスケジュール

先に当日までの準備スケジュールを紹介します(見辛かったらゴメンナサイ...)。 f:id:n_atmark:20180718015351p:plain

  • LT企画
  • 懇親会の準備
  • ノベルティの準備
  • サイネージの準備

大きく分けて上の4つを運営で担当しました。

使ったツール

企画運営に当たって下記のようなツールを使用しました。

連絡用

  • TwitterのDM (運営メンバー連絡用)
    • Slackのようなマルチチャンネルが必要なかったので、TwitterのDMを用いました。
    • 雑なコミュニケーションが取れるので、結構よかったです。
    • 企画段階では良かったですが、振り返りブログ(このブログ)を書くために時系列を遡ろうとしたら、検索機能が無くて辛かったのでオススメはしません。
  • Facebook 非公開グループ (企業さん、LT発表者との連絡用)
    • チャット形式ではなく、グループに「投稿」という形になるので、ある程度固まった(濃い)情報だけが残るようになってます。
    • チャットだと大事な情報が流れていきがちなので、Facebookグループ使って良かったです。

その他

運営メンバー

企画・当日運営メンバー

当日運営メンバー

  • @na0noma
  • @nanairoaisu

  • 運営は企画メンバー4人に、当日運営メンバー2人を加えて6名で行いました。

キックオフ

LT会の構想をA4 1枚にまとめ、未来大でのLT大会に興味を持ってくれた未来大3年生の @chikuwa_it君と、学生支援を行なっている株式会社サポーターズの@sari_spzさんに見てもらいました。 f:id:n_atmark:20180717222115p:plain

実際に文字に起こしたものを見てもらって、「いいじゃん、やろうよ!」という流れで企画が始まりました。

企業招致について

企業招致するに当たって、企業を呼びすぎてしまう危険性と、招致した企業の都合が悪く断られてしまう可能性がありました。

そのため、未来大生が呼んでほしい企業および未来大生と関わりがある企業(OBOGが所属していたり、未来大生がインターンに参加している企業)にプライオリティを付けて、順番に企業さんに声をかけていきました。

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企業招致にあたって、LT会についてまとめた資料を用意して、企業さんの参加判断のための材料にしていただきました。 f:id:n_atmark:20180717235025p:plain この資料には

  • LT会の詳細
  • 参加予定の学生の人数規模
  • 負担していただきたい費用

  • などを記載しました

LT発表学生・参加学生の募集について

LT学生枠、懇親会参加の学生枠、一般枠の募集に関してはconnpassを用いて行いました。

また、告知については Twitterや学内メールを用いて、リーチしました。

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当日のタイムテーブルについて

タイムテーブルについては、Googleスプレッドシートで作成し、共有しました。 f:id:n_atmark:20180718002256p:plain 企業招致の際にLTタイトルが未定の方がいたり、直前でLTタイトルを変更される方がいることを見据えて、編集可能なスプレッドシートを用意して、発表者の方が名前やLTタイトルを自由に編集できるような形で共有しました。

スプレッドシートには範囲保護をかけていて、個人のレコードしか編集できないようになっています。

また、一般参加者向けに編集不可能なタイムテーブルを作成して、公開しました。 f:id:n_atmark:20180718002751p:plain

こちらは、スプレッドシートの「Webに埋め込み」という機能を用いてiframeを生成し、GitHub Pages上でiframeを埋め込んだ静的サイトをホスティングしています。

懇親会会場について

LT会を行うにあたって、せっかく企業さんに函館に来ていただくので函館らしいものを食べられるお店がいいなと思いました。

そこで以下のような条件でお店を探しました。

  • 4,000円以内で飲み放題付きのコース
  • 40人で貸し切れて、可能なら自由に席が交代できる(いろんな人と懇親できるように)
  • 海鮮が出る(函館名物のイカが出ると最高)
  • 五稜郭エリア(アクセスがよくて、飲み屋が多いので2次会も可能)

上のような条件を充していた、開陽亭 本店 さんを今回は利用させていただきました。 料理の品数も多くて、ぐるなびのクーポンを使って一人4000円でした。

ノベルティについて

「夏のLT大会」というイベント名にちなんで、夏っぽいノベルティを考えたところ「うちわ」を提供することにしました。

うちわに関してはラクスルさんのうちわ印刷を利用して作成しました。

運営メンバーにデザイナーがいなかったので、うちわのデザインは未来大デザインコース@BumpLove248にお願いしました。

おもて面はLTタイトルと、テーマ。うら面には未来大の外観とGitHubの草をモチーフにしたデザインにしてもらいました。 f:id:n_atmark:20180718004405p:plain f:id:n_atmark:20180718004409p:plain

サイネージについて

f:id:n_atmark:20180718004633p:plain LTの発表者情報と、経過時間を表示するサイネージも自分たちで作成しました。作成したサイネージはオープンソースとして公開しています。 github.com

このサイネージはProcessingという言語で作っています。未来大の1年生は必修科目でProcessingを用いて初めてプログラミングの講義を行うので、「未来大らしくて良い」という理由でProcessingを採用しました。

このProcessingという言語ですが、v3.0.1からRaspberry Pi上で動かすことができるようになりました。 そのため、今回のLT大会でもラズパイ上でサイネージを動かし、それをスクリーン出力しています。

当日について

当日は、運営メンバーが以下のような役割で運営を行いました。

準備としては、

  • 機材準備(スクリーン・ディスプレイ・マイク・サイネージ)
  • 受付設置
  • 企業ノベルティの設置
  • Wi-Fiを書いた紙の設置
  • 会場までの導線がわかるような目印の設置
  • 当日説明資料の準備

  • などを行いました。

用意した当日説明資料についてもこちらに載せておきます

その他、企画運営のために作成したもの

  • 企業さん向け申し込みフォーム (LT発表者氏名や懇親会人数を入力してもらいました) f:id:n_atmark:20180718010757p:plain

  • 企業・学生LT発表者 連絡用Facebookグループ f:id:n_atmark:20180718010825p:plain

  • Q&Aリスト f:id:n_atmark:20180718010910p:plain

  • TODOリスト (運営用) f:id:n_atmark:20180718011205p:plain

  • 当日受付用リスト f:id:n_atmark:20180718011250p:plain

  • 領収書 f:id:n_atmark:20180718011306p:plain

大変だったこと

  • 大人数でイベントを開く際にconnpassが辛い

    • 発表者だけ、とか懇親会参加者だけ、みたいなメッセージの送り方ができないので、メッセージ機能を使うと、全員にメール送ることになってしまう
    • お金を事前徴集できると楽だったけど、connpassだとできない
    • やっぱり受付に時間がかかってしまうので、QRで出欠取れると楽
    • とはいえ、学生主体なので有料イベント受付サービスを使うお金はなかった...orz
  • 飛行機・ホテルが取れない問題

    • 3連休だったので函館のホテルや交通手段がほぼ埋まっていた...(さすが観光都市...)
    • 運営側でもホテルの空き情報監視して斡旋してた

  • 直前での学生LT発表者のキャンセル

    • 今回、LT参加学生分の懇親会費は企業さんに負担していただいていました
    • LT参加しない学生分の懇親会費を企業さんに負担してもらうわけにいかないので、急いで金額の再計算とお店への人数変更をした
    • お店の方が優しくて、直前でもキャンセル代かからなかった...😭🙏
  • 当日の飛行機が50分遅延

    • 羽田発10:05発の飛行機が50分遅延して、多くの企業の方の到着がギリギリ
    • リスケと発表者順の入れ替えをして乗り切った
  • 当日の運営メンバー同士の連絡がうまくとれない

    • 受付状況とか、時間管理とか直接用事のあるメンバーのところに行って相談してた
    • インカムあると良かったなぁ...

まとめ

いろいろ準備は大変でしたが、しっかり準備していたのでLT会は大成功で締めくくれました!

(当日の様子はtwitter#summerLT_hakodate タグ、flickrでも確認できます)

LT会を終えて振り返ってみると、LT登壇者に様々な技術分野の話をしていただけて、学生が興味を持った分野に対して手を動かせるキッカケを作れたのが良かったなと思います。

懇親会でも学生と企業の方が和気藹々と大学や会社やエンジニアリングのことについて話しているのを見て、企業の方と学生を繋ぐお手伝いができたかな?と思います。


最後になりますが、会津大学・未来大学に続いて「うちの大学でも企業のエンジニアをお呼びしてLT会を開催したい!」と思った方にとって、このブログが役立てば幸いです...!!

(もちろん、未来大でも今回限りではなく、今後も企業の方とコラボしてイベント開ければと思っています!)


  1. LTとは、ライトニングトーク(Lightning Talks)の略で、 カンファレンスやフォーラム、勉強会などで開催される短時間プレゼンテーションのこと